Ricerca in tutte le liste

Con il pulsante “Ricerca” puoi fare una ricerca in tutte le liste presenti sulla tua piattaforma.

Come si utilizza?

1. Trovi il pulsante ricerca, nella pagina di elenco “Liste” ( accedi dal pannello a sinistra all’iterno della piattaforma)

ricerca in tutte le liste

2.  Inserisci il contatto che stai cercando nell’apposito box e clicca sul pulsante “Cerca

3. Ti si aprirà una pagina con l’elenco dei risultati della tua ricerca. Di ogni contatto puoi vedere la lista di appartenenza e lo “Stato”

ricerca in tutte le liste

 

 

4. A fianco di ogni contatto trovi il menù “gestisci“, con il quale puoi visualizzare i dettagli di un contatto e/o modificarli. Inoltre il contatto puoi cancellarlo e/o disabilitarlo dalla lista nella quale è inserito.

 

Perché è utile?

Con questa nuova funzionalità puoi gestire i contatti che sono iscritti in più liste in un unico posto. Grazie alla ricerca in tutte le liste, otterrai l’elenco di tutte le liste in cui questo contatto è inserito. Grazie ai filtri, inoltre, potrai controllare meglio ogni utente nella lista di riferimento.

Per ogni contatto vedrai la lista nella quale è iscritto e lo “stato“, quindi capirai dove quell’utente è attivo e dove disabilitato. Per ogni contatto, inoltre, avrai la possibilità di visualizzare i dettagli, quindi tutti i dati che hai collezionato, e potrai modificarli.

Ma non solo! Una volta trovato il contatto che ti interessa potrai cancellarlo o disabilitarlo da una determinata lista.

 

La lista generica dei disabilitati

La lista di disabilitati generica è stata creata per aiutarti quando un utente richiede di essere tolto da tutte le tue liste. Inserendo all’interno di questa lista un contatto, il sistema procederà a trasferirlo nella lista dei disabilitati in fase di schedulazione di una campagna. Gli indirizzi e-mail presenti in questa lista non riceveranno più alcuna tua comunicazione.

Dove trovo la lista generica dei disabilitati?

Questa lista si trova nel menù a tendina a fianco del pulsante “aggiungi lista”, all’interno della sezione liste. Cliccando su gestisci lista disiscritti si aprirà la sezione dedicata: qui trovi l’elenco di tutti i contatti che hai disabilitato e che non riceveranno più alcuna comunicazione, perché sono stati cancellati dalla tab attivi in tutte le liste presenti sul tuo account.

lista generica disabilitati

Come faccio a caricare i contatti nella lista generica dei disabilitati?

I contatti possono essere aggiunti manualmente, attraverso l’apposito pulsante “aggiungi contatto” (N.B. è necessario solo l’indirizzo e-mail). Cliccando su conferma il sistema effettuerà un controllo all’interno delle tue liste e ti notificherà in quali liste è presente l’indirizzo e-mail da te inserito: in questo modo sarai sicuro che l’operazione ha avuto successo e saprai anche in quali liste il tuo contatto era presente.

Se invece hai un file con tutti i contatti da disiscrivere dalle tue liste puoi caricarlo attraverso l’apposita voce nel menù a tendina “importa disabilitati”. Procederai poi con una classica importazione (per sapere come importare i contatti, clicca qui): a differenza dell’importazione classica qui dovrai associare solo il campo e-mail, l’unico necessario in questa lista generica.

lista generica disabilitati

Posso esportare i dati della lista generica dei disabilitati?

 Si, nel menù a tendina presente all’interno della lista, clicca sulla voce “esporta disabilitati” per ottenere un file in formato CSV con tutti gli indirizzi presenti in questa sezione.

Posso cancellare un contatto che si trova all’interno di questa lista?

Si, all’interno del menù “gestisci” posto a fianco di ogni singolo indirizzo. Cancellare il contatto in questa lista non significa che il contatto verrà inserito nella tab attivi delle singole liste: per riattivare un contatto devi necessariamente avere il suo consenso, per questo è possibile farlo solo se hai il permesso scritto del titolare dell’indirizzo e-mail o se quest’ultimo si è nuovamente iscritto alla tua newsletter.

lista generica disabilitati

Posso eliminare tutti i contatti contemporanemente da questa lista?

Si puoi tramite la funzione “svuota lista“: troverai l’apposito pulsante nel menù a tendina all’interno della lista generica.

lista generica disabilitati

In questa lista vengono inseriti tutti i contatti disabilitati presenti nelle diverse liste del mio account?

No, in questa lista non verranno inseriti tutti i disabilitati delle tue liste perché potresti avere la necessità di gestire i disabilitati di ogni lista in modo diverso. Qui troverai e potrai aggiungere i contatti di chi vuoi togliere completamente da tutte le liste, in modo che non riceva più alcuna comunicazione da parte tua.

Come gestirà il sistema le future importazioni in liste reali che includeranno queste indirizzi e-mail?

Il sistema effettuerà un controllo in fase di importazione e, se rileverà la presenza di indirizzi e-mail da disabilitare, provvederà a disabilitarli.

Come si comporterà il sistema nei confronti dei contatti già precedentemente importati nelle liste reali?

Il sistema effettuarà un controllo in fase di schedulazione della campagna e provvederà ad escludere dall’invio i contatti presenti in questa lista e procederà a disabilitarli anche dalla rispettiva lista reale.

Che differenza c’è tra liste reali e liste virtuali?

Aprendo il menù alla voce “liste” ci troviamo di fronte a due opzioni: liste reali e liste virtuali.

Qual è la differenza tra liste reali e liste virtuali? Dove salvare i nostri contatti?

liste reali e liste virtuali

I contatti sono da importare all’interno delle “liste reali”. Le “liste virtuali” rappresentano infatti dei raggruppamenti che puoi creare applicando dei filtri alle liste di origine, senza dover duplicare i contatti.

Attenzione: eventuali modifiche apportate ai contatti della lista virtuale saranno applicate alla lista reale di origine così come l’importazione successiva di nuovi contatti effettuata su quest’ultima potrebbe portare a un incremento dei contatti delle liste virtuali associate.

I filtri, salvati grazie alle liste virtuali all’interno della piattaforma per l’invio di newsletter Kloudymail, possono così essere utilizzati in fase di schedulazione per poter profilare meglio la nostra campagna di e-mail marketing.

Nella creazione di una campagna, poi puoi selezionare a quale lista desideri inviare la tua comunicazione: ti basta selezionare la voce che ti interessa e nel menù destinatari compariranno le liste presenti nella categoria prescelta.

liste reali e liste virtuali

 

Come e perché pulire la lista contatti?

Pulire periodicamente la propria lista contatti è importante in quanto il valore di deliverability, ovvero la consegna effettiva delle e-mail nell’inbox dei destinatari, influenza la reputazione IP. La mancata consegna di molte newsletter porta ad abbassare la reputazione: questo può portare la nostra campagna di e-mail marketing a finire per gran parte nello SPAM! Se vuoi sapere perché la tua mail finisce nello spam clicca qui.

È buona prassi pulire la lista ogni volta che si esegue un’importazione di contatti o prima dell’invio di una campagna: una campagna per essere considerata buona ed efficace non deve avere più del 5% di bounce!

Il software per l’invio di newsletter Kloudymail ti mette a disposizione una “lavatrice” per pulire la lista dagli indirizzi e-mail. Il sistema elimina tutti quegli indirizzi che hanno già generato dei bounce (ritorni) ad altri utenti, quelli con domini di posta inesistenti oppure che contengono errori di battitura.

Per farlo segui i seguenti passaggi:

  • Vai nella sezione “liste”
  • Apri il menù “gestisci” relativo alla lista che intendi controllare
  • Clicca su “pulisci lista”. Ti comparirà la seguente schermata. A questo punto non ti resterà che selezionare il tipo di controllo che vuoi effettuare e cliccare sul pulsante “avvia la lavatrice”!

pulire la lista

Quali controlli fa la lavatrice?

  1. Verifica la validità sintattica degli indirizzi e-mail: questa voce controlla che gli indirizzi e-mail presenti nella tua lista non contengano errori di scrittura o caratteri non permessi (come il punto di domanda “?”), ad esempio contatti come “@gmil.com o @lib?ro.it” verranno automaticamente disabilitati.
  2. Verifica se nella tua lista sono presenti indirizzi e-mail che hanno già generato dei bounce ad altri utenti: con questa opzione selezionata, il nostro sistema fa un confronto tra gli indirizzi presenti nella tua lista e una lista che Kloudymail ha creato, contenente tutti gli indirizzi che hanno già generato Hard Bounce (se vuoi sapere cosa sono clicca qui). In questo modo i contatti vengono disabilitati automaticamente, questo permette di avere una maggior deliverability e una reputazione più alta dei tuoi domini quando invii le tue comunicazioni.
  3. Verifica l’esistenza del servizio di posta sui domini degli indirizzi e-mail presenti nella tua lista: il server legge il dominio di posta dei tuoi indirizzi (ad esempio @gmail.com), controlla se è presente il record MX e nel caso tenta di effettuare una connessione al relativo servizio di posta. Se il dominio non dovesse presentare tale record o il servizio di posta non dovesse rispondere, l’indirizzo verrà automaticamente disabilitato dal sistema. Quest’ultima tipologia di controllo risulta più complessa e quindi richiede più tempo rispetto alle prime due.

 

Contatti disabilitati e in attesa di conferma: cosa significa?

Quando importo una lista di contatti all’interno della piattaforma per l’invio di newsletter Kloudymail, il software visualizza insieme agli attivi anche utenti disabilitati e in attesa di conferma: perché questa distinzione?

disabilitati e in attesa di conferma

 

I contatti “attivi” sono coloro che riceveranno le tue e-mail; i “disabilitati”, generati in automatico dal sistema, raggruppano chi si è disiscritto dalla tua newsletter e gli hard bounce, ovvero gli indirizzi e-mail ai quali non può essere consegnata posta in modo permanente (se vuoi sapere di più sui bounce clicca qui); gli utenti “in attesa di conferma” indicano coloro che si sono registrati al nostro servizio di newsletter compilando la form di iscrizione ma che non hanno ancora completato la procedura di opt-in cliccando sul link di conferma inviato loro via e-mail.

Creare nuovi campi nelle liste

Nelle liste in Kloudymail possono essere inseriti dei campi, per avere dati sui contatti sempre più profilati e precisi.

Dove si possono aggiungere i campi?

I casi sono due:

1 Aggiunta di una nuova lista: Kloudymail apre direttamente la sezione dedicata alla creazione di nuovi campi

creare nuovi campi nelle liste

 

2 Creare nuovi campi nelle liste già esistenti. In questo caso devi:

  • Selezionare il menù a tendina, a sinistra del pulsante “aggiungi contatto”.
  • Cliccare su “gestisci i campi”

creare nuovi campi nelle liste

Come creare nuovi campi nelle liste?

A questo punto la schermata è identica in tutti e due i casi. Possiamo procedere con l’aggiunta dei nuovi campi.

Ci sono due voci.

1 Aggiungi campi predefiniti. Cliccando su questo pulsante si apre un pop up all’interno del quale puoi flaggare i campi predefiniti che ti interessa avere nella tua lista.

creare nuovi campi nelle liste

2 Aggiungi campo: cliccando su questo pulsante puoi procedere all’inserimento manuale dei campi. Puoi assegnare il nome che preferisci e un valore (tipo). Il tipo serve sopratutto in fase di compilazione e aggiunta di nuovi contatti: se per esempio il tipo è numerico e per sbaglio vengono inserite delle lettere il sistema rivelerà l’errore e lo segnalerà.

I valori sono importanti da definire perché è in base a questi che agiscono i filtri che si vogliono impostare nella creazione delle campagne. Se vuoi sapere tutto sui filtri  e la profilazione delle campagne, leggi qui.

creare nuovi campi nelle liste

 

 

Inoltre puoi decidere se il campo della tua lista è obbligatorio e/o visibile. Il primo indica un campo da compilare obbligatoriamente in fase di compilazione della form da parte dell’utente; il secondo, invece, serve per permettere la visualizzazione del campo nella form di compilazione (per esempio il campo città può non essere obbligatorio ma gli utenti che lo desiderano possono inserirlo comunque se è visibile).

I campi nelle liste virtuali

Quando si crea una lista virtuale, si deve impostare il filtro su cui impostare tutta la lista. La lista virtuale può essere impostata su più campi con diversi filtri. Se vuoi sapere tutto sulle liste virtuali, leggi qui.

 

Kloudymail, inoltre, procede alla creazione automatica delle variabili, da utilizzare nella realizzazione delle campagne.

I campi poi saranno da compilare anche in caso di aggiunta manuale di un contatto. Se vuoi maggiori informazioni sull’aggiunta dei contatti clicca qui.

Importare utenti disiscritti / disabilitati in una lista

Talvolta è necessario importare un elenco di contatti all’interno di una lista classificandoli come utenti disiscritti o utenti disabilitati.

Questo processo può essere utile, per esempio, nel caso in cui si inizi a utilizzare Kloudymail dopo aver provato o utilizzato altri software per l’invio di newsletter: in questo modo si tiene traccia di tutti gli utenti che hanno revocato il consenso al trattamento dei loro dati. Kloudymail, infatti, ad ogni nuova importazione, effettua un controllo nelle nostre liste e nelle blacklist internazionali e rimuove automaticamente dagli utenti attivi i contatti che corrispondono, per evitare disguidi e segnalazioni di abuse.

Come importare utenti disiscritti / disabilitati in una lista.

È possibile eseguire l’operazione nel seguente modo:

1. Entra nella lista nella quale desideri effettuare l’importazione (clicca su visualizza)

2. Nel menù a tendina, posizionato a sinistra del pulsante “aggiungi contatto”, seleziona la voce “importa”

3. Nel box “Avvertenze per l’importazione” clicca sul link dedicato all’importazione degli utenti disiscritti

Importare utenti disiscritti

4. Una volta cliccato sul link segui le istruzioni relative a una normale importazione (clicca qui per maggiori informazioni)

Importare utenti disiscritti

 

 

Aggiungere e importare nuovi contatti in Kloudymail

Con Kloudymail puoi aggiungere nuovi contatti manualmente (a) oppure eseguire un’importazione automatica (b). Vediamo come fare.

a. Aggiunta manuale di un nuovo contatto.

Accedi alla lista all’interno della quale desideri aggiungere il nuovo utente e clicca sul pulsante “aggiungi contatto“. Non dovrai far altro che compilare i campi precedentemente creati e salvare. Se vuoi sapere come creare i campi in una lista clicca qui.

Con Kloudymail la gestione delle informazioni relative ai tuoi utenti è davvero molto semplice. Più informazioni riuscirai ad acquisire sui tuoi contatti e maggiormente riuscirai a profilare le tue campagne applicando dei filtri in fase di invio.

importare nuovi contatti

b. Importare nuovi contatti in modo automatico da file

Accedi alla lista all’interno della quale desideri eseguire l’importazione. Nel menù a tendina, posizionato a sinistra della pulsante “aggiungi contatto” clicca su “importazione”.

L’importazione automatica di nuovi contatti viene effettuata attraverso quattro semplici step:

1. Seleziona il file: in questo step devi selezionare il file da importare. È necessario che il file sia in formato CSV.

importare nuovi contatti

 

2. Anteprima: nel secondo step hai un’anteprima dei nominativi contenuti nella lista.

importare nuovi contatti

 

3. Associa i campi: nel terzo step devi associare i campi presenti nel file da importare con i campi presenti nella tua lista. Se vuoi sapere come creare nuovi campi clicca qui.

importare nuovi contatti

 

4. Importa: nello step 4 hai un riepilogo dei dati inseriti. Se tutto è corretto clicca sul pulsante “importa”.

Consenso al trattamento dei dati ai fini commerciali

Ricordati che per poter inviare informazioni commerciali ai tuoi utenti devi prima avere acquisito il consenso al trattamento dei dati ai fini commerciali.

 

Vuoi sapere come importare contatti nella tab dei disiscritti o disabilitati? Clicca qui.